Gibt es einen E-Mail-Knigge?

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Hauptkategorie: FAQ

Kategorie: Internet

Zuletzt aktualisiert am Sonntag, 09. Oktober 2011 10:34

Der gute Ton ist auch bei E-Mails gern gesehen.

Die Beachtung eines E-Mail-Knigge hilf Ihnen bei der digitalen Kommunikation immer einen guten Eindruck zu hinterlassen. Denn eine E-Mail ist wie eine Postkarte. Man weiß nie genau, wer sie alles zu lesen bekommt ...

Anrede

Eine E-Mail ist kein Grund, auf die gelernten förmlichen Begriffe zu verzichten. Gerade, wenn es sich um Geschäftspost handelt. Gerade Abkürzungen zeugen von mangelnden Respekt – verzichten Sie lieber auf MfG und schreiben schön altmodisch "Mit freundlichen Grüßen" Das kommt immer besser an.

Anhänge

Lieber um Erlaubnis fragen: Sind eventuelle Anhänge – auch "Attachements" genannt – zu groß, blockieren sie beim Herunterladen der Anhänge den Rechner des Empfängers – das kann schon mal Ärger verursachen. Größe ist hierbei relativ – lieber vorher um Erlaubnis bitten und vorher ankündigen, wie groß die Anhänge sind.

Antworten

Machen Sie es Ihrem E-Mail-Partner einfach: Antworten Sie auf eine Nachricht nicht mit einer neuen E-Mail, sondern wählen Sie bei der eingehenden Mail die Option "Antworten". So verliert niemand den Überblick, auf was sich Ihre Mail bezieht. Das spart Nerven und Platz in den Ordnern.

Akronyme

Eine der größten Unarten innerhalb des E-Mail Verkehrs: Akronyme. Nur eine kleine Gruppe von E-Mail Benutzern wissen um die Abkürzungen "LOL" ("Laughing out loud", deutsch: "Lautes lachen") oder "FYI" (For your Information, deutsch: "Zu Ihrer Information") Akronyme sind nur was für Wichtigtuer.

Betonung

Wenn Sie etwas besonders Wichtiges in Ihrer Mail betonen wollen, wählen Sie das Unterstreichen. Verwenden Sie auch nie mehr als ein Ausrufezeichen – das zeigt nur Ihr Unwissen zum Thema Interpunktion. Ganz wichtig: SCHREIEN in Form von Großschreibung gilt als besonders unhöflich.

"Bounce"-Mails

Bekommen Sie eine Fehlermeldung vom Server, handelt es sich um eine Bounce-Mail – Ihre ursprüngliche Mail "prallt" am Zielserver ab (engl. "to bounce") Diese Meldungen sind nicht standardisiert. Daher ist es lohnenswert, diese oft kryptischen Nachrichten genau zu studieren, um die Probleme zu lösen.

Betreff

Die Betreffzeile entscheidet oft zwischen „Lesen“ und "Mülleimer" – und gehört daher in jede Mail. Denn nur so unterscheidet sich Ihre Mail von einer Flut von Spam-Mails. Daher ist es ratsam, vor dem Verfassen der Betreffzeile nachzudenken, was man schreibt.

Kurzfassen

In der Kürze liegt die Würze.

Lesebestätigung

Die Lesebestätigung ist eine nützliche Sache – sie kann aber beim Gegenüber als Bedrängen und Kontrollieren aufgefasst werden. Und wer möchte das schon gerne? Deshalb besser darauf verzichten und davon ausgehen, dass Ihre Mail gelesen wird.

Prioritäten

Wichtig, Wichtiger, Superwichtig: Sie haben die Möglichkeit, die Wichtigkeit Ihrer Nachricht einzustellen – zum Beispiel von "niedrig" bis "hoch". E-Mails mit besonderer Priorität sollen dadurch vom Empfänger bevorzugt bearbeitet werden. Vorsicht, Abnutzungseffekt bei zu häufigen Gebrauch.

Rechtschreibung

Es ist schon erstaunlich, wie viele Rechtschreibfehler in E-Mails vom Verfasser akzeptiert werden – in einem "normalen" Brief wäre das undenkbar. Einfacher Trick: Nutzen Sie die Rechtschreibprüfung, die jedes Mail-Programm bietet. Besonders unhöflich: die komplette kleinschreibung aller wörter.

Smileys

Heute einen Clown gefrühstückt? Das Aufhübschen von Mail mittels "Emoticons" sollte sich unbedingt auf den Privatbereich beschränken. Sie helfen zwar "zwischen den Zeilen" zu kommunizieren, haben aber im Geschäftsleben nichts verloren.

Signatur

E-Mail Signaturen sollten folgende Daten enthält: Name, Firma, Anschrift, Telefon- und Faxnummer. Eingebettete Verabschiedungsfloskel sollten nicht mit aufgenommen werden – das gilt als unhöflich und unpersönlich. Die Signatur sollte nicht nur beim Senden, sondern auch beim Antworten auf E-Mails vorhanden sein.

Schreien

Psst, nicht so laut – wer schreit, hat meistens unrecht. Das SCHREIEN in Mails mittels GROSSBUCHSTABEN ist eine Unart erster Güte. Meistens bekommen Sie auf "laute" Mails auch nur "laute" Antworten – ist das Leben nicht schon stressig genug? Also, werden Sie ein Profi der leisen aber mit Bedacht gewählten Worte.

Weiterleiten

Soll eine Email an mehrere Personen gesendet werden, geben Sie die zusätzlichen Mail-Adressen im CC- oder BCC-Feld an. CC bedeutet "Carbon Copy", zu deutsch einfach "Kopie". BCC bedeutet "Blind Carbon Copy", "Blindkopie". Bei CC-Copys sind alle Adressen für jeden sichtbar, bei BCC-Copys sind sie unsichtbar.

Zitieren

Die Zeilen eines zitierten Textes sollten immer mit ">" beginnen – und nicht mit den Initialen des Absenders. Es könnte zu Verarbeitungs- oder Darstellungsproblemen kommen, falls wiederum der Absender auf Ihre E-Mail antwortet.

Quelle: http://web.unitymedia.de

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